Le feedback, un allié pour vos rétrospectives
Nous connaissons une crise sans pareille depuis plus de trois mois. La Covid-19 a changé de manière radicale nos vies personnelles et professionnelles. Des équipes, qui avaient l’habitude de travailler dans le même open space, se sont retrouvées du jour au lendemain délocalisées avec de nouvelles habitudes de travail à prendre.
Je suis actuellement Scrum Master dans une équipe de 26 personnes réparties en quatre feature teams (que je présenterai dans un prochain article) et animer une rétrospective n’est jamais simple même pour quelqu’un d’expérimenté.
Pendant cette période de confinement, j’ai fait le choix de regrouper les rétrospectives des feature teams en une seule. Pour quelles raisons ? Peut-être par facilité, peut-être par peur de ne pas embarquer un maximum de personnes dans ce contexte particulier. Quoi qu’il en soit, je me suis retrouvé à animer des rétrospectives avec 15-20 participants toutes les deux semaines à distance.
Le Manifeste Agile nous dit “Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils” alors bien évidemment la première chose que j’ai faite au départ, c’est de regarder la partie outillage… L’objectif était de reproduire notre tableau de management visuel, d’avoir un support partagé pour les ateliers collaboratifs comme les rétrospectives ou les brainstormings. La suite Google, même si elle permet de partager des ressources en ligne, concerne uniquement des documents. Le besoin ici est de générer des idées et d’interagir avec, comme on peut le faire avec des post-its.
J’ai testé deux outils : Klaxoon et Miro. Au début du confinement, nous avions fait ce comparatif :
| Critère | Klaxoon | Miro |
|---|---|---|
| Inscription | 3 mois d’essai gratuits dans sa version complète. Plus d’infos sur le site de Klaxoon. Obligation de créer un compte, pas d’authentification avec son compte Google. Accompagnement dédié. |
Limité dans sa version gratuite. Plus d’infos sur le site de Miro. Possibilité de se connecter avec un compte Google. |
| Prise en main | Interface épurée. Possibilité de configurer sa page d’accueil. Différents templates sont proposés. |
Interface détaillée. Plus configurable que Klaxoon. Bon visuel. Prise en main intuitive. |
| Partage | Création de networks (équivalents des teams dans Miro). Invitation possible sans création de compte pour les boards. |
Création de teams. Connexion possible avec son compte Google. Multiples possibilités de partage. |
| Avis | Klaxoon m’a permis de reproduire le management visuel de notre bureau chez Cbp. L’interface me semble plus accessible pour un débutant. |
Me parait plus complet et plus simple pour construire des templates élaborés d’ateliers comme la rétrospective. |
C’est désormais Miro qui a ma préférence pour l’animation d’ateliers. J’ai néanmoins conservé Klaxoon pour notre management visuel.
Une fois l’outil validé, je devais trouver le thème de notre première rétrospective et ce fut la mise en place du télétravail. L’objectif était de partager sur nos vécus respectifs et les contraintes rencontrées. Heureuse coïncidence, j’avais reçu une licence Roti.express au début du confinement. J’ai inséré le lien dans le board Miro et les retours furent très positifs à la fin de l’atelier.
Cependant, la dynamique ne fut pas la même lors de la rétrospective suivante et le phénomène s’amplifia sur celle d’après. Il y avait moins d’échanges, moins de participations, moins d’idées. Et pour ces ateliers plus “difficiles” pour l’animateur, le feedback est un outil pertinent mais aussi redoutable. Pertinent par les informations recueillies, redoutable par les retours sur l’animation de l’atelier. Certains étaient synonymes de remise en cause pour le facilitateur que je suis. En revanche, je ne me suis pas autorisé à questionner leurs auteurs. Je considère le feedback comme un cadeau que l’on fait à l’autre donc je l’accepte tel quel, même négatif. Je pris donc en compte leurs remarques sur la rétrospective suivante et leurs retours furent de nouveau à la hausse comme le témoigne le graphe ci-dessous :
Attention à ne pas se focaliser sur ces mesures (cf. la loi de Goodhart), le principal indicateur d’une “bonne” rétrospective doit rester la qualité des idées remontées.
Intéressons-nous un peu plus à cette notion de feedback. Selon le site Orygin, le feedback consiste à “donner à l’interlocuteur une information sur les effets produits par une action, un comportement ou une communication qu’il a lui même émise”. On distingue plusieurs types de feedback :
- Le feedback positif : permet de renforcer un comportement ou une action.
- Le feedback négatif ou correctif : permet de corriger ou d’améliorer un comportement ou une action.
Afin qu’il soit constructif, le feedback doit être factuel et authentique. Il est centré sur les actes et non la personne.
De mon point de vue, animer une rétrospective est un art qui a besoin, entre autres, d’outils pour s’améliorer et le feedback en fait partie. C’est un outil puissant mais qui demande un certain travail sur soi pour être capable de le recevoir pleinement. Même s’il est au cœur des processus agiles et du développement produit, ce n’est pas la même chose lorsque l’on est personnellement concerné. Un conseil et cela sera le seul de cet article : entraînez-vous à cet exercice en équipe, vos interactions n’en seront que meilleures.
Si vous voulez plus d’informations sur le feedback, je vous invite à lire les articles de Orygin et de Bloculus.